索 引 號: 111000/2020-00321 信息所屬單位:辦公廳
發佈機構: 水利部 國家檔案局 成文日期:2020年09月02日
名  稱: 水利部 國家檔案局關於印發水利檔案工作規定的通知
文  號: 水辦[2020]195號 發佈日期:2020年09月07日
水利部 國家檔案局關於印發水利檔案工作規定的通知
字體:[  ]

水利部直屬各單位,各省、自治區、直轄市水利(水務)廳(局)、檔案局,各計劃單列市水利(水務)局、檔案局,新疆生産建設兵團水利局、檔案局:

  現將《水利檔案工作規定》印發給你們,請結合實際認真貫徹落實。

水利部  國家檔案局

2020年9月11日

水利檔案工作規定

第一章 總 則

  第一條 為了加強水利檔案工作,推進水利檔案科學、規範管理,豐富水利檔案資源,充分發揮檔案在貫徹落實水利改革發展總基調中的作用,推進水利治理體系和治理能力現代化,根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規定》等法律法規,結合水利檔案工作實際,制定本規定。

  第二條 水利檔案是指水利系統各單位在從事水利工作及相關活動中直接形成的,對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,是國家檔案資源的重要組成部分。

  第三條 水利部機關、直屬單位和地方水利部門(以下統稱各單位)應當建立檔案工作責任制,健全檔案管理制度,加強檔案宣傳教育,依法開展水利檔案工作。

  第四條 各單位應將水利檔案工作列入單位發展規劃、工作計劃和考核體系,檔案工作經費應列入單位年度預算,為檔案的保管保護、規範管理和開發利用提供保障。

  第五條 水利檔案工作實行統一領導、分級管理的原則,維護檔案完整與安全,便於利用和開發。

第二章 檔案機構、職責和人員

  第六條 水利部依法制定水利檔案工作發展規劃和制度、標準,在職責範圍內指導水利系統檔案工作。水利部辦公廳負責具體業務工作,履行水利部機關檔案管理職能。

  第七條 各單位應當確定檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下統稱檔案管理部門),負責管理本單位的檔案,並對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。

  第八條 流域管理機構檔案館負責本流域管理機構機關以及所屬單位應進館檔案的接收、管理和提供利用等工作,業務上接受流域管理機構檔案管理部門指導。

  第九條 各單位檔案管理部門的基本任務是:

  (一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策,建立健全本單位檔案工作制度;

  (二)監督、指導本單位各種文件材料的形成、整理、歸檔以及所屬單位的檔案工作;

  (三)集中統一管理本單位全部檔案並提供利用,按照有關規定定期移交檔案;

  (四)負責水利工程建設項目檔案的監督、指導,並按規定組織開展檔案驗收;

  (五)負責檔案信息化建設工作,統籌推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規範管理;

  (六)組織檔案業務交流和培訓,開展檔案工作宣傳、教育活動等。

  第十條 各單位應當建立檔案管理工作網絡,檔案管理部門應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員,承擔本單位檔案業務工作;內設機構應當指定人員承擔本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。

  第十一條 檔案工作人員應為正式在編人員,且政治可靠、忠於職守、遵紀守法,具備檔案管理、信息管理等相應的專業知識與技能,其中檔案專業人員可以按照國家有關規定評定專業技術職稱。

  第十二條 檔案工作人員應保持相對穩定。調離崗位或退休的,應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照有關保密法律法規執行。

第三章 檔案基礎設施

  第十三條 各單位應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房,可根據工作需要設置檔案數字化用房、展覽用房、服務器機房等,各類用房面積應滿足業務開展和發展的需要,宜集中佈置、自成一區。

  第十四條 各單位檔案保管條件應符合國家規範要求。檔案庫房應當根據需要配備密閉五節櫃、密集架、防磁櫃等檔案裝具,配備溫濕度監測調控等設備,安裝全封閉防火防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施;應當配備消防系統,並根據檔案載體選擇潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。

  第十五條 各單位應當按照檔案信息化要求,建設和配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。檔案整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當安裝視頻監控設備。

第四章 檔案收集、整理和歸檔

  第十六條 水利檔案包括:

  (一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;

  (二)履行水利行業特有職責形成的專業檔案;

  (三)照片、錄音、錄像等音像檔案;

  (四)業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案;

  (五)印章、題詞、獎牌、獎盃、獎章、證書、錦旗、公務禮品等實物檔案;

  (六)其他檔案。前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。

  第十七條 各單位應當按照國家對各門類檔案收集範圍的相關規定,編制本單位文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表。水利部機關、地方水行政主管部門文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表經同級檔案主管部門審查同意後施行;水利部直屬單位文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表經水利部審查同意後施行。文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌。

  第十八條 各單位文書或業務部門按照歸檔範圍及時收集應歸檔的文件材料,歸檔文件材料應為原件,應當真實、準確、系統,組件齊全、內容完整。

  第十九條 檔案整理應遵循文件材料的形成規律,保持文件材料的有機聯絡,區分不同價值,便於保管和利用。各門類檔案的整理方法按照有關規範執行。

  第二十條 各單位檔案經文書或業務部門整理完畢後,應當在第二年6月底前向本單位檔案管理部門歸檔,集中管理;歸檔時間有特殊規定的,從其規定。歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對,並履行交接手續。流域管理機構建立檔案館的,流域管理機構機關應當按照要求向檔案館歸檔、移交,所屬單位應當按照規定定期向檔案館移交檔案。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料拒絕歸檔或據為己有。

  第二十一條 涉及國家秘密的檔案的管理和利用,密級的變更和解密,應當依照有關保守國家秘密的法律、行政法規規定辦理。

  第二十二條 各單位應當按照國家規定定期向同級綜合檔案館移交檔案,並做好移交檔案的密級變更或解除工作,提出劃控與開放意見。涉及機關發生機構變動或者撤銷、合併等情形的,檔案移交按照有關規定進行。

第五章 檔案保管、鑒定和利用

  第二十三條 各單位檔案管理部門應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管,定期清點檔案數量,檢查檔案保管狀況,做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作,發現問題及時處理,確保檔案實體安全和信息安全。

  第二十四條 各單位應當為檔案工作人員配備必要的勞動保護用品,避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

  第二十五條 各單位應當建立健全檔案安全工作機制,制定檔案管理應急預案並定期組織演練,以應對突發事件和自然災害。

  第二十六條 各單位應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置,並形成鑒定工作報告。檔案的鑒定、銷毀必須按國家有關規定進行,嚴禁擅自處置檔案。檔案銷毀應當在指定場所進行。涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規定》。

  第二十七條 各單位應當積極開展檔案利用工作,建立健全—8—檔案利用制度,推進檔案信息開發工作,採取編制全宗介紹、組織沿革、大事記等方式,深度挖掘檔案信息資源,發揮檔案價值。全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

  第二十八條 各單位應當建立完善檔案統計工作機制,對所保管的檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況等定期統計並建立完備的臺賬。統計結果應當真實、準確、完整。

第六章 檔案信息化建設

  第二十九條 各單位應當加強檔案信息化工作,將檔案信息化工作納入本單位電子政務和信息化總體規劃。檔案信息化工作應當與單位信息化建設協調配合,實現系統互聯互通,資源共享利用,並採取措施保障檔案信息安全。

  第三十條 各單位可按照相關標準規範開展數字檔案館(室)建設,統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作,不斷提升檔案信息化水平。

  第三十一條 各單位應按照國家有關規定及《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)等標準規範開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作,建立管理制度,配備軟硬體設施,完善電子檔案管理系統。電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求,元數據應當齊全完整,滿足長期保存和檔案館進館要求。

  第三十二條 各單位應積極推進電子檔案管理系統建設,系統應當功能完善、適度前瞻,滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求,與單位辦公系統、業務系統等相互銜接。

  第三十三條 電子檔案應當來源可靠、程序規範、要素合規,應當採用多種方式備份,採取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄,確保檔案信息安全。流域管理機構檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。

  第三十四條 各單位應當建立檔案數字化常態機制,有序開展檔案數字化工作。檔案數字化應當符合真實性管理要求,數字化過程的元數據應當收集齊全,數字複製件應當保持原貌並納入電子檔案管理系統統一管理。對已經實現數字化的檔案原件應妥善保管。

  第三十五條 涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

  第三十六條 各單位通過政府購買服務方式實現檔案整理、數字化等輔助性工作的,應加強規範化管理,並按國家有關規定執行。

第七章 監督檢查

  第三十七條 各單位下列檔案管理情況,依法接受檔案主管部門的監督檢查,並接受上級主管部門的監督指導:

  (一)檔案工作責任制和管理制度落實情況;

  (二)檔案庫房、設施、設備配置使用和維護情況;

  (三)檔案工作人員管理情況;

  (四)檔案收集、整理、保管、提供利用等情況;

  (五)檔案信息化建設和信息安全保障情況;

  (六)對所屬單位的檔案工作監督和指導情況。

  第三十八條 各單位對檔案檢查發現存在的問題,應當及時整改;對檢查發現的檔案安全隱患,應當及時採取補救措施予以消除。

  第三十九條 任何單位和個人對檔案違法行為,有權向檔案主管部門和有關機關舉報。

第八章 獎勵與處罰

  第四十條 有下列情形之一的,由縣級以上檔案主管部門聯合水行政主管部門,或由本單位依據有關規定給予表彰獎勵。

  (一)檔案的收集、整理、移交做出顯著成績的;

  (二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;

  (三)檔案利用、開發取得突出效果的;

  (四)同違反檔案法律、法規的行為作鬥爭,表現突出的;

  (五)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。

  第四十一條 對違反檔案法律法規有關規定的單位或個人,由縣級以上檔案主管部門或上級主管部門責令限期改正;情節嚴重的,對相關責任人員依法給予處分;涉嫌構成犯罪的,移送司法機關依法追究刑事責任。

第九章 附 則

  第四十二條 人事檔案、會計檔案管理分別按照《幹部人事檔案工作條例》《會計檔案管理辦法》執行。

  第四十三條 本規定由水利部和國家檔案局負責解釋。

  第四十四條 本規定自印發之日起施行,原《水利檔案工作規定》(水辦[2003]105號)同時廢止。